Beobachtungen-Maßnahmen-Bogen

Vorgehensweise:

Von den beteiligten Mitarbeitern (Besprechungsteilnehmern) werden Beobachtungen zu veränderungswürdigen Situationen/Handlungen aus dem Arbeitsalltag gesammelt und in einem Formular niedergeschrieben ohne sich zunächst um eine Lösung oder Bearbeitung zu kümmern.

Als Vorbereitung zur Besprechung werden zu diesen Beobachtungen dann Alternativen oder Zielsetzungen formuliert. Diese Bögen werden den anderen Besprechungsteilnehmern vor der Sitzung zur Kenntnis gebracht. (Gelegentlich ist es sinnvoll, daß die einzelnen Bögen von der Besprechungsleitung vorher zusammengefasst werden.)

In der Besprechung werden die einzelnen Punkte der vorliegenden Beobachtungsbögen (in eventuell vorher festzulegender Reihenfolge) besprochen, wobei zu beachten ist, in welchem jeweiligen Bearbeitungsfeld (Beobachtung, Alternativen, Maßnahmen) man sich befindet. Ein "Springen zwischen diesen Feldern soll möglichst vermieden werden, es soll vielmehr mit der notwendigen Genauigkeit jedes Feld für sich und in der Reihenfolge bearbeitet werden.

Vor der Frage nach den Alternativen sollte von allen Besprechungsteilnehmern Einigkeit über die Veränderungsnotwendigkeit und entsprechende Dringlichkeit erzielt werden. ( Bewertung der Situation)

Hilfsfragen für das erste Feld (Beobachtungen) können sein:

- Beschreiben die genannten Beobachtungen die Situation ausreichend genau ?
- Welche anderen Beobachtungen/ Beobachtungsperspektiven können zu einer umfassenderen Beschreibung der Situation noch herangezogen werden ?
- Welche Person/Institution könnte man noch nach seiner Beobachtung fragen ?
- Haben alle Teilnehmer der Besprechung ihre Beobachtungen zur jeweiligen Situation dargelegt ?
- ....


Hilfsfragen für das zweite Feld (Alternativen) können sein:

- Welche Handlungsalternativen gibt es noch ?
- Was wäre die verrückteste Idee zu einer Lösung ?
- Welche Alternativen wurden früher schon einmal ausprobiert ?
- ....

Hilfsfragen für das dritte Feld (Maßnahmen) können sein:

- Welche Maßnahme trifft am genauesten den Kern des Problems ?
- Sind die Ressourcen zur Durchführung der Maßnahmen vorhanden ?
- Ist die Verhältnismäßigkeit von Problem und Lösung gewährleistet ?
- Sind Zuständigkeiten und Kompetenzen klar geregelt ?
- Ist ein Termin zur nächsten Überprüfung notwendig ?
- ....

Form :

Jeder Besprechungsteilnehmer führt eine fortlaufende Mappe mit den (seinen) Beobachtungsbögen. Die Ergebnisse der Besprechung werden in einer erweiterten Version protokolliert und zu den vorgelegten Beobachtungsbögen angehängt.

Es entsteht so eine umfassende Prozeß-Dokumentation, die zur laufenden Besprechungsvorbereitung wie auch zu einer späteren Evaluation/Bilanz der Wirksamkeit der ergriffenen Maßnahmen verwendet werden kann.

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